Arhivă Digitală Inteligentă
Contracte & Documente Firmă

Sistemul nostru folosește tehnologie AI OCR avansată antrenată special pe documente contractuale din România - contracte de construcții, furnizare, prestări servicii. Când încarci un contract scanat sau fotografiat, AI-ul identifică automat tipul documentului și extrage datele cheie: părțile contractante (beneficiar, executant, subcontractori), valoarea totală și pe faze/tranșe, termenele (data începere, finalizare, termene intermediare), garanțiile (bună execuție, participare, de avans cu procent și valoare), clauze importante (penalități, reziliere, forță majoră), acte adiționale și modificări ulterioare. Precizia medie este 95-98% pentru documente clare, funcționează și cu documente scanate mai vechi sau poze de telefon. Datele extrase sunt prezentate pentru verificare rapidă - dacă AI a interpretat ceva greșit, corectezi instant. Cu cât scanezi mai multe contracte, cu atât AI învață specific pentru firma ta și devine și mai precis.

Sistemul monitorizează automat TOATE termenele din contractele tale și trimite notificări la momentele critice. Pentru contracte: alertă la data început lucrări, la 30/15/7 zile înainte de expirare, când expiră perioada de garanție de bună execuție. Pentru garanții: te anunță cu 60/30/7 zile înainte de expirare pentru prelungire/eliberare, alertă dacă un act adițional modifică valoarea contractului și garanția devine prea mică (sub procentul contractual). Pentru autorizații firmă: alerte cu 60/30/7 zile înainte de expirare ISU, ISCIR, ISO, mediu, licențe. Poți personaliza complet: setezi perioadele de alertă, alegi canalele (email, notificare in-app, SMS), definești cine primește ce alerte (manager proiect, director, contabil). Poți seta și notificări custom pentru orice termen specific din contract.

Da, sistemul oferă două arhive paralele perfect organizate. Arhiva CONTRACTE pe Centre Cost: fiecare șantier/proiect are dosarul său complet cu toate documentele aferente - contractul inițial, ordinul de început lucrări, toate actele adiționale (cronologic), situațiile de lucrări (lunare), notificările către/de la beneficiar, procesele verbale, garanțiile de bună execuție, certificatele de calitate materiale. Arhiva DOCUMENTE FIRMĂ: organizată pe categorii - autorizații (ISU, ISCIR, mediu), certificate (ISO, atestare ANRE), licențe și avize, asigurări (RCA, CAR, RCG), documente juridice (statut, hotărâri AGA), contracte furnizori recurenți. Poți avea sub-foldere personalizate nelimitate, taguri pentru căutare rapidă, filtrare multiplă după: tip document, dată, valoare, termen, responsabil, status. Control acces granular - setezi cine vede ce proiecte/categorii.

Sistemul urmărește întregul ciclu de viață automat. START: Încarci contractul semnat → AI extrage toate datele → contract activ în sistem. ORDIN ÎNCEPUT: Încarci ordinul de început (sau îl generează sistemul din template) → se actualizează datele de start efectiv → se activează alertele pentru termene. ACTE ADIȚIONALE: Încarci fiecare act adițional → AI detectează ce s-a modificat (termen, valoare, clauze) → se actualizează automat contractul → dacă valoarea crește, alertă pentru ajustare garanție. SITUAȚII LUCRĂRI: Încarci situațiile lunare → se asociază automat cu contractul → tracking valoare lucrată vs valoare contractuală → alertă la 80%/90%/100% din valoare. NOTIFICĂRI: Încarci sau generezi notificări către/de la beneficiar → se arhivează cronologic → tracking status răspuns. RECEPȚIE & GARANȚIE: Încarci PV recepție → începe perioada garanție de bună execuție → alertă înainte de expirare pentru eliberare garanție. Fiecare document are timestamp și tracking complet - știi exact istoria proiectului.

Da, sistemul are căutare full-text avansată în toate documentele. Caută după: text exact din contract (căutare în conținutul scanat via OCR), nume părți contractante, numere contracte/facturi, valori (intervaluri sau exacte), date (perioade, înainte/după), clauze specifice (cauți 'penalitate' și găsește toate contractele cu penalități), tipuri documente, statusuri, centre cost/proiecte. Poți combina multiple criterii pentru căutare precisă. Rezultatele arată preview cu textul găsit highlight și context. Salvezi căutările frecvente ca filtre rapide. Funcția 'document similar' găsește automat documente asemănătoare după structură și conținut (util pentru contracte recurente cu același furnizor). Viteza căutare sub 1 secundă chiar pentru mii de documente - indexare full-text automată.

Securitatea este prioritatea #1. CRIPTARE: Toate documentele sunt criptate în tranzit (SSL/TLS) și în repaus (AES-256). Backup automat zilnic incremental și complet săptămânal în multiple locații geografice. CONTROL ACCES: Setezi permisiuni granulare pe rol, departament, proiect: cine poate vizualiza, edita, șterge, partaja documente. Autentificare securizată cu 2FA opțional. AUDIT TRAIL: Istoric complet și imuabil - cine a accesat ce document când, cine a făcut modificări ce și când. CONFORMITATE: 100% conform GDPR - procesăm și stocăm datele în România/UE, nu le partajăm niciodată cu terți. Contracte de confidențialitate semnate. Funcția de ștergere definitivă (right to be forgotten). PARTAJARE SECURIZATĂ: Când trimiți documente extern, link-uri temporare cu expirare automată și parolă, watermark pe documente partajate, log cine a accesat link-ul. Opțional: hosting on-premise dacă preferi datele pe serverele tale.

Da, oferim integrări cu majoritatea sistemelor de contabilitate populare în România. Pentru SAP Business One, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Saga, WizCount, SmartBill, avem conectori nativi - sincronizare automată bidirecțională: facturi scanate și procesate de AI se trimit automat în sistemul de contabilitate cu toate detaliile (furnizor, sume, TVA, scadență), contracte și situații lucrări se sincronizează cu modulul proiecte, documente generate (foi parcurs, rapoarte) se exportă în format compatibil. Pentru sisteme custom sau mai puțin comune, oferim API REST deschis complet documentat - echipa ta IT poate dezvolta integrarea, webhook-uri pentru evenimente în timp real (document nou, termen expirat). Alternative: exporturi automate programate în Excel/CSV/PDF cu structură personalizabilă, sau export manual la cerere cu formatare conform cerințelor tale. Datele exportate sunt standardizate și includ toate metadatele necesare pentru import fără erori.

Prețul este transparent și predictibil: abonament lunar fix bazat pe numărul de utilizatori activi și volumul de stocare necesar (GB de documente). INCLUSE în preț: AI OCR nelimitat pentru procesare documente, gestiune completă contracte și documente firmă, sistem notificări automate toate tipurile, căutare full-text avansată, control acces pe roluri, audit trail complet, backup automat securizat cloud, aplicație web și mobilă, suport tehnic permanent, actualizări automate toate feature-urile. NU există costuri ascunse sau module extra cu plată. NU există limitări artificiale pe: număr proiecte/centre cost, categorii documente, căutări lunare, alerte/notificări. Spațiu stocare: start de la 100GB inclus, extensii la prețuri transparente dacă depășești. Pentru companii mari (50+ utilizatori, volume mari documente), oferte enterprise personalizate cu reduceri substanțiale. NU există contracte pe termen lung obligatorii - funcționăm lunar flexibil. Oferim perioadă test GRATUITĂ 30 zile cu toate feature-urile - evaluezi beneficiile înainte de angajament.