Inventar și Închidere Final de An în Construcții: Ghid Complet 2025

De Ce Inventarul de Final de An E Crucial în Construcții

E 27 decembrie. Șantierele se închid. Echipele pleacă în vacanță.

Problema? Tu încă nu știi exact:

• Ce materiale ai pe fiecare șantier
• Unde sunt echipamentele tale (în teren sau furate)
• Cât combustibil real ai în rezervoare
• Câte ore de lucru neraportate ai
• Care șantiere sunt profitabile și care în pierdere

Realitatea: 15 ianuarie, când contabilul îți cere datele finale, va fi prea târziu.

Checkpoint-uri Critice Pentru Închiderea Corectă

1. Inventar Materiale Șantier (Deadline: 28 Decembrie)

Problema comună:

• Facturat: 150.000 EUR materiale pentru șantierul X
• La inventar fizic: 95.000 EUR
• 55.000 EUR "dispăruți" - unde?

Ce trebuie să știi EXACT:

Per șantier:

• Materiale facturate în 2025
• Materiale consumate (cu bon de consum)
• Materiale în stoc pe șantier (inventar fizic)
• Materiale returnate la depozit
• DELTA = Lipsuri / Furt / Evidență greșită

Checklist inventar materiale:

☐ Echipă inventariere (minim 2 persoane/șantier)
☐ Fișe inventar pregătite (format Excel sau app)
☐ Fotografii pentru materiale valoroase
☐ Verificare vs. bon consum ultimele 30 zile
☐ Identificare lipsuri + raport manager
☐ Materiale furate → sesizare poliție
☐ Delta justificată sau ajustată în contabilitate

Tool recomandat:

• Manual: 2-3 zile, 2 oameni/șantier, erori mari
• Cu ControlMax: 4-6 ore, 1 om/șantier, sincronizare automată cu contabilitate

2. Inventar Echipamente și Utilaje (Deadline: 29 Decembrie)

Realitate brutală:

• 35% din echipamentele mici "dispar" anual
• Utilaje valoroase "uitate" la șantiere închise
• Echipamente personale vs. ale firmei (confuzie totală)

Ce inventariezi:

Echipamente MARI (>5000 EUR):

• Excavatoare, buldozere, macarale
• Locație exactă (șantier activ / depozit / service)
• Stare tehnică (OK / Service / Scoase din uz)
• Ore funcționare (ultima citire)
• Programare ITP / Revizii 2026

Echipamente MICI (<5000 EUR):

• Scule electrice (flex, rotopercutoare, etc)
• Nivele laser, teodolite
• Generatoare, compresoare
• Schelaje, platforme

Șablon inventar echipamente:

Red flags:

• Echipamente "în teren" dar nimeni nu știe exact unde
• Lipsuri nejustificate (investigație obligatorie)
• Echipamente nefuncționale (decizie: reparat sau casat)

3. Inventar Combustibil și Carduri (Deadline: 30 Decembrie)

Zona cu cele mai mari pierderi în construcții.

Ce verifici:

Combustibil fizic:

• Rezervoare utilaje (citire la 31 decembrie)
• Bidoane pe șantiere
• Combustibil în vehicule (toți șoferii raportează nivel)

Carduri combustibil:

• Alimentări vs. consumuri teoretice
• Carduri inactive (de ce?)
• Alimentări suspecte (weekend, locații neobișnuite)
• Delta neclarificată

Calcul pierderi combustibil:

Achiziționat 2025:        120.000 litri
Consum teoretic șantiere:  95.000 litri
Sold final (inventar):      8.000 litri
────────────────────────────────────────
TOTAL JUSTIFICAT:         103.000 litri
DELTA (LIPSĂ):             17.000 litri
────────────────────────────────────────
VALOARE PIERDERE:    17.000 × 7.2 RON = 122.400 RON

17.000 litri dispăruți = roată furată sau erori evidență?

Investigație obligatorie:

• Verificare alimentări vs. foaie parcurs
• Carduri clonate sau folosite neautorizat
• Sifon direct din rezervoare

4. Închidere Pontaje și Salarii (Deadline: 31 Decembrie)

Problema clasică: "Băieții au lucrat până pe 28, dar n-am înregistrat pontajele."

Rezultat: Salarii ianuarie plătite pentru muncă decembrie = probleme fiscale.

Ce închizi:

Pontaje:

• Ultimele zile din decembrie (inclusiv 31!)
• Ore suplimentare nejustificate
• Concedii medicale / libere
• Plecări în vacanță (aprobare scrisă)

Șantiere cu plată la bucată:

• Metraj final executat
• Confirmat de beneficiar (proces verbal)
• Pontaj vs. metraj (corelare)

Subcontractori:

• Situații lucrări decembrie (semnate și ștampilate)
• Facturile așteptate în ianuarie
• Provizion contabil pentru lucrări nefacturate

5. Situații Lucrări și Facturări Finale (Deadline: 2 Ianuarie)

Crucial pentru cash-flow 2025.

Ce verifici per șantier:

Lucrări executate dar nefacturate:

• Metraj decembrie confirmat
• Situație de lucrări pregătită
• Aprobare beneficiar
• Emitere factură în primele zile ale lui ianuarie

Facturi emise dar neîncasate:

• Scadențe depășite?
• Acțiuni recuperare (somații, penalități)
• Provizion risc neîncasare

Garanții de bună execuție:

• Care expiră în 2025?
• Proceduri eliberare (condiții îndeplinite?)
• Bani blocați care se vor elibera

6. Recepții și Închideri Șantiere (Deadline: 15 Ianuarie)

Șantierele terminate în decembrie = atenție mare.

Proces corect închidere:

1. Recepție provizorie (cu beneficiar)
   ☐ Proces verbal recepție semnat
   ☐ Lista remedieri (punch list)
   ☐ Termen remedieri

2. Inventar materiale rămase
   ☐ Returnare la depozit
   ☐ Alocare alt șantier
   ☐ Vânzare (materiale inutile)

3. Retragere echipamente
   ☐ Toate echipamentele returnate
   ☐ Verificare stare tehnică
   ☐ Programare service (dacă e cazul)

4. Închidere costuri
   ☐ Toate facturile primite
   ☐ Toate bon-urile de consum alocate
   ☐ Calcul profit final
   ☐ Lecții învățate (post-mortem)

Greșeala costisitoare: Șantier "închis" în sistem, dar costuri care apar în februarie-martie (facturi întârziate).

Soluție: Provizion costuri estimate + urmărire activă furnizori.

Raportări Finale Către Management și Acționari

Ce prezinți:

1. Bilanț Operațional 2025

Indicatori cheie:

• Număr șantiere executate
• Valoare totală contracte
• Profit brut / net
• Marja medie profit
• Șantiere profitabile vs. neprofitabile

2. Top & Bottom Șantiere

Top 5 cele mai profitabile:

• Ce am făcut bine?
• Replicare în 2026

Bottom 5 cu probleme:

• Ce am greșit?
• Lecții învățate
• Evitare în 2026

3. Situație Echipamente

• Inventar complet
• Valoare totală parc
• Achiziții 2025
• Casări / Vânzări
• Uzură morală (necesită înlocuire 2026)

4. Analiza Pierderi Identificate

Unde s-au pierdut bani:

• Combustibil: _______ EUR
• Materiale: _______ EUR
• Pontaje fictive: _______ EUR
• Echipamente: _______ EUR
• TOTAL: _______ EUR

Măsuri corective 2026: Lista acțiunilor concrete pentru reducere pierderi.

5. Cash-Flow și Creanțe

• Facturat 2025: _______ EUR
• Încasat 2025: _______ EUR
• Neîncasat (în termen): _______ EUR
• Neîncasat (restanțe): _______ EUR
• Situație critică: clienti cu restante mari

Timeline Ideal Pentru Închidere Corectă

20-27 Decembrie:

• Inventar materiale toate șantierele
• Inventar echipamente
• Inventar combustibil

28-30 Decembrie:

• Consolidare date
• Identificare lipsuri
• Rapoarte investigație

31 Decembrie:

• Închidere pontaje
• Verificare finală sold-uri
• Backup documente

2-5 Ianuarie:

• Emitere facturi finale
• Situații lucrări decembrie
• Raportări managementiale

6-15 Ianuarie:

• Analiză profitabilitate per șantier
• Decizii strategice 2026
• Prezentare bilanț către acționari

Erori Fatale De Evitat

❌ "Facem inventarul în ianuarie" → Prea târziu. Echipele s-au împrăștiat, nimeni nu mai știe ce era pe șantier.

❌ "Am încredere în șefi de șantier" → Trust, but verify. Inventarul fizic e obligatoriu.

❌ "Lipsurile sunt normale în construcții" → Nu. 5-7% da, 15-20% NU. E furt sau evidență dezastruoasă.

❌ "Închid șantierul dar nu și costurile" → Costuri care apar în februarie = profit fals în decembrie.

❌ "Nu am timp de inventar, e sfârșit de an" → EXACT de aceea trebuie. Altfel nu știi cu ce începi 2026.

Tool-uri Care Te Salvează

Nivel 1: Excel (Gratuit)

• Template inventar materiale
• Checklist echipamente
• Raport pierderi combustibil → Timp necesar: 4-5 zile, 3 oameni

Nivel 2: ControlMax (Automatizat)

• Sincronizare automată facturi vs. consumuri
• Inventar digital cu GPS (echipamente tracked)
• Rapoarte instant per șantier
• Alertă lipsuri automate → Timp necesar: 1-2 zile, 1 om

Nivel 3: Consultant Extern

• Pentru firme mari (50+ șantiere)
• Audit complet
• Raport independent → Cost: 5.000-15.000 EUR

Checklist Final: Ești Gata Pentru Închidere?

☐ Inventar materiale complet (toate șantierele)
☐ Inventar echipamente (tracked și localizate)
☐ Inventar combustibil (rezervoare + carduri)
☐ Pontaje închise (inclusiv 31 decembrie)
☐ Situații lucrări decembrie (pregătite pentru facturare)
☐ Recepții șantiere terminate (procese verbale semnate)
☐ Identificat și investigat lipsuri (rapoarte scrise)
☐ Provizion costuri estimate (facturi așteptate în ianuarie)
☐ Raportări managementiale (pregătite pentru board)
☐ Backup documente (tot ce e important)

Toate bifate? Ești în top 10% firme de construcții din România.

Sub 50% bifate? Riști surprize foarte neplăcute în ianuarie-februarie.

Concluzie: Începe 2026 Cu Piciorul Drept

O închidere corectă de an nu e "birocrație" - e inteligență strategică.

Ce câștigi:

• Știi EXACT ce ai și unde
• Identifici probleme (soluții în 2026)
• Buget realist 2026 (bazat pe date 2025)
• Liniște sufletească (nu aștepți "surprize" în februarie)

Investiție timp:

• Manual: 5-7 zile
• Cu ControlMax: 1-2 zile

Next Steps:

1. Descarcă Checklist Inventar Final de An (gratuit)
2. Solicită demo ControlMax - vezi cum arată închiderea automată
3. Începe inventarul astăzi (nu lăsa pe ultima zi)

---

Ai nevoie de ajutor cu închiderea finală de an?

Telefon: +40 787 683 304 Email: contact@controlmax.ro

Echipa ControlMax asistă peste 140 de firme la închiderea corectă de an cu inventare complete și raportări automate.